Transportation Management System คืออะไร ทำความรู้จักถึงข้อดี TMS กัน

ผู้ประกอบการขนส่งทราบดีกว่า การบริหารงานขนส่ง ถ้าจะให้ดี มีประสิทธิภาพ และลดต้นทุนนั้นต้องมี ระบบบริหารจัดการการขนส่ง หรือ Transportation Management System (TMS) แล้ว Transportation Management System คืออะไร? วันนี้เรามาทำความรู้จักกับระบบนี้กัน

Transportation Management System โดยย่อว่า TMS ซึ่งก็คือระบบบริหารจัดการการขนส่งทั้งระบบ ตั้งแต่รับออเดอร์ บริหารจัดการเที่ยวรถ ส่งงานและรายละเอียดให้คนขับ ติดตามสถานะการขนส่งได้ Real Time ทั้งบริษัทขนส่งและลูกค้า รวมถึงช่วยให้ธุรกิจสามารถบันทึกบัญชีรายรับ และรายจ่ายได้ เรียกได้ว่าเป็นจัดการระบบงานที่เกี่ยวข้องกับการขนส่งทั้งหมด ที่ครอบคลุมตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำในระบบธุรกิจขนส่งเลยทีเดียว

หัวใจหลักของระบบจัดการธุรกิจขนส่งนั้นมีอยู่ 4 อย่างด้วยกันดังนี้

เรามาเริ่มทำความเข้าใจกับ 4 หลักการของ TMS

• Planning: วางแผนและตัดสินใจ
  การวางแผนระบบการขนส่งที่ดีจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้มาก เช่น การจัดเส้นทางการขนส่ง การกำหนดตารางเวลาขนส่ง, การคิดค่าบริการขนส่ง, และค่าใช้จ่ายต่อรอบการขนส่ง ฯลฯ
• Transport Operations: การดำเนินงานขนส่งการดำเนินงานขนส่งก็สำคัญไม่แพ้กัน ขั้นตอนนี้คือการดำเนินงานตามแผนการที่วางไว้ โดยเป็นการสื่อสารให้กับทุกคนในองค์กร มอบหมายงานให้ฝ่ายปฎิบัติการ และช่วยให้ฝ่ายปฎิบัติการ หรือคนขับรถสามารถทำงานขนส่งตามขั้นตอน ได้ด้วยระบบ e-POD ที่บันทึกหลักฐานการรับ-ส่งสินค้า
• Status Tracking: การติดตามสถานะงานขนส่ง
  การติดตามงานขนส่งให้กับลูกค้าสามารถทำได้ง่ายขึ้น โดยสามารถเช็คสถานะขนส่งสินค้าผ่านระบบ e-POD ได้ Real Time ไม่ต้องรอการอัพเดทจากฝ่ายปฏิบัติการ
• Measurement: การวัดผล
  การดำเนินทางธุรกิจต้องสามารถวัดผลได้ เป็นตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพการขนส่ง โดยสามารถดูรายงานการดำเนินการได้ทุกเมื่อ เช่น รายงานรายละเอียดงานขนส่ง รายงานค่าใช้จ่าย และรายงานกำไร ฯลฯ

ข้อดีของการใช้ Transportation Management System (TMS)

• ลดงานซ้ำซ้อน ประหยัดเวลา และลดค่าใช้จ่ายเรียกได้ว่าสิ่งสำคัญมากที่สุดของ TMS ก็ว่าได้ เพราะจะช่วยลดขั้นงานที่ต้องทำซ้ำซ้อน ในการทำงานทุกด้านของการขนส่ง จบได้ที่ในระบบของ TMS ในที่เดียว ทั้งเรื่องรถ เรื่องบริหารบุคลากร ลดงานเอกสาร เมื่อลดขั้นตอนได้ ก็จะประหยัดเวลาตามไปด้วย ทำให้เกิดการบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จึงเป็นเหตุผลที่ช่วยทำให้ลดต้นทุนได้อีกทางหนึ่งเช่นกัน
• จัดสรรตารางการวิ่งของรถขนส่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  ธุรกิจขนส่งคงจะหนีไม่พ้นการจัดสรรรถขนส่ง ลองนึกดูว่าเราจะจัดสรรรถขนส่งจำนวนมาก ได้อย่างไร ถ้าไม่มีการบันทึกข้อมูล TMS จะช่วยบอกได้ว่ารถขนส่งคันไหนว่างหรือไม่ว่างในวันไหน ทำให้เราเลือกใช้งานรถขนส่งให้เกิดประสิทธิภาพได้มากที่สุดนั่นเอง
• ป้องกันข้อผิดพลาด และตรวจสอบง่าย
  การทำงานผ่านระบบนอกจากช่วยให้ประหยัดเวลา และเพิ่มประสิทธิภาพแล้ว ยังป้องกันข้อผิดพลาดได้มากกว่าการทำงานด้วยเอกสาร (Manual) เนื่องจากการทำงานผ่านระบบ TMS จะมีลำดับขั้นตอนการดำเนินการที่ชัดเจน และมีการบันทึกข้อมูลทุกขั้นตอน จึงสามารถนำข้อมูลที่บันทึกเป็นหลักฐานมาตรวจสอบได้ง่ายเมื่อเกิดปัญหา หรือข้อผิดพลาด
• เก็บข้อมูลเป็นระบบ นำไปต่อยอดได้การทำงานด้วยระบบ TMS และการทำงานด้วยเอกสาร (Manual) มีข้อแตกต่างที่สำคัญ คือการเก็บข้อมูลเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้าต่างๆ เส้นทางที่ลูกค้าใช้งานประจำ ข้อมูลของรถขนส่ง ข้อมูลพนักงาน สรุปรายรับ-รายจ่าย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถเรียกดูได้ตลอดเวลา ตราบเท่าที่บันทึกอยู่ในระบบ ในปัจจุบันนี้ข้อมูลเป็นของมีค่าที่สำคัญมาก ที่เราเรียกกันว่า Big Data ซึ่งเราสามารถนำไปต่อยอดได้ในอนาคต

จะเห็นได้ว่าระบบจัดการการขนส่งมีข้อดีเป็นจำนวนมาก ซึ่งธุรกิจการขนส่งขนาดเล็ก มักจะไม่มีระบบดังกล่าว เป็นของตัวเอง และมักจะบันทึกข้อมูลในรูปแบบของเอกสาร (Manual) เป็นหลัก ส่วนธุรกิจขนส่งขนาดกลางมักจะพัฒนาระบบจัดการการขนส่ง เป็นของตัวเอง แต่มักจะไม่ครอบคลุมทุกความต้องการ เนื่องจากทรัพยากรมีจำกัด ดังนั้นระบบจัดการการขนส่ง ในปัจจุบันจึงมีความหลากหลายมาก เพราะต่างบริษัทขนส่ง ก็ใช้ระบบ ที่แตกต่างกัน