การจัดการแบบลีน

คงปฏิเสธไม่ได้ว่า การจัดการสินค้าภายในคลังของเรา มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง ในสถานการณ์ปัจจุบันที่การแข่งขันสูงขึ้น และการเพิ่มขึ้นของความต้องการในสินค้าและบริการ เราจะมีวิธีการรับมือกับสถานการณ์นี้อย่างไร?

การจัดการคลังสินค้า

คลังสินค้า (warehouse)คือ พื้นที่ใช้ในการจัดเก็บรักษาและจัดการสินค้าก่อนการกระจายสินค้าไปยังที่ต่างๆ ซึ่งสินค้าที่เก็บในคลังสินค้าสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่

1. วัตถุดิบซึ่งอยู่ในรูป วัตถุดิบ ส่วนประกอบและชิ้นส่วนต่างๆ

2. สินค้าสำเร็จรูปหรือสินค้า จะนับรวมไปถึงงานระหว่างการผลิต ตลอดจนสินค้าที่ต้องการทิ้งและวัสดุที่นำมาใช้ใหม่

การจัดการคลังสินค้า(Warehouse Management) เป็นการจัดการในการรับ การจัดเก็บ การจัดส่งสินค้าให้ผู้รับเพื่อกิจกรรมการขาย ซึ่งคือเป้าหมายหลักในดำเนินธุรกิจ ก็เพื่อให้เกิดการดำเนินการที่เป็นระบบ ซึ่ง การจัดเก็บสินค้าคงคลังมีข้อดีหลายประการอาทิ เช่น

1. แสดงให้เห็นถึงหมวดหมู่ของสินค้าแต่ละชนิดให้เป็นระบบ

2. การบริหารจัดการกับสินค้าในคลังโดยนำเทคโนโลยีมาใช้ สามารถช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดการมากขึ้น

3. ความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูล

4. ตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่ประมาณการไว้ในแต่ละช่วงเวลาทั้งใน และนอกฤดูกาล 5.บอกถึงสถานะของจำนวนของวัตถุดิบและสินค้าว่าขาด เหลือเท่าไหร่

5. สามารถ วางแผนได้อย่างต่อเนื่อง ควบคุม และรักษาระดับการใช้ทรัพยากรต่างๆ เพื่อให้เกิดการบริการภายใต้ต้นทุนที่เกิดประสิทธิภาพคุ้มค่าในการลงทุนตาม ขนาดธุรกิจที่กำหนด

6.  สามารถลดระยะทางในการปฏิบัติการในการเคลื่อนย้ายให้มากที่สุด

7.  การใช้พื้นที่และปริมาตรในการจัดเก็บให้เกิดประโยชน์สูงสุด

แล้วการจัดการคลังสินค้าไหนละที่จะตอบโจทย์ 

แนวทางการจัดการคลังสินค้ามีหลายหลายรูปแบบ แต่แบบไหนละที่จะตอบโจทย์ละ วันนี้ giztix ขอเสนอ 1 ในแนวทางการจัดการคลังสินค้า 1 รูปแบบ นั้นคือ การจัดการแบบ Lean 

การจัดการแบบลีน (Lean Management) คืออะไร

คือการใช้ทรัพยากรในทุกกระบวนการให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด ไม่ว่าจะเป็น เวลา แรงงานคน เครื่องมือ หรือพื้นที่ปฏิบัติงาน แล้วได้ผลงานมากขึ้นหรือใกล้เคียงความต้องการมากที่สุด ลีนจึงไม่ใช่การทำงานให้หนักขึ้นหรือเร็วขึ้น แต่เป็นการค้นหาความสูญเปล่า และเปลี่ยน ให้เป็นคุณค่าที่ผู้รับผลงานของเราต้องการ 

ใช้การจัดการแบบลีนได้อย่างไร

การบริหารคลังสินค้าในปัจจุบันไม่ได้ว่าด้วยเรื่องของพื้นที่จัดเก็บสินค้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการนำสินค้ามาที่คลัง การจัดเก็บ การหยิบสินค้ามาแพ็ก การจัดส่งสินค้า และอื่นๆ การใช้การจัดการแบบลีนจึงเป็นการลดการใช้ทรัพยากรในแต่ละขั้นตอนให้ได้มากที่สุด สามารถทำได้โดยการประยุกต์ใช้หลักการ 5S เข้ากับในงานบริหารคลังสินค้า ซึ่งทำได้ดังนี้

1. การแบ่งประเภท จัดหมวดหมู่ (Sort) แยกสิ่งของที่ต้องการและไม่ต้องการออกจากกัน กำจัดสิ่งที่ไม่ต้องการออกจากสต็อกเพื่อเพิ่มพื้นที่จัดเก็บและพื้นที่ทำงาน ใช้อุปกรณ์ที่ช่วยลดเวลาการทำงาน เช่น เครื่องสแกนบาร์โค้ดแทนการใช้กระดาษบันทึกข้อมูล จัดทางเดินให้พนักงานสามารถเคลื่อนที่ระหว่างชั้นวางสินค้าให้เดินข้ามไปมาได้อย่างสะดวกเพื่อย่นระยะการเคลื่อนไหวและทำงานได้คล่องตัวขึ้น

2. จัดการอย่างเป็นระเบียบ (Set in order) จัดสินค้าหรือสิ่งของที่ถูกใช้นำออกมาบ่อย ให้อยู่ในบริเวณที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย มีไกด์ไลน์การทำงาน ติดตั้งป้ายบนแสดงรายละเอียดอย่างชัดเจน เพื่อลดระยะเวลาในการจัดวางสิ่ง ค้นหา และนำออก หรือแม้แต่สัญลักษณ์บนพื้นหรือทางเดินป้องกันการสับสนในการเดินไปยังจุดต่างๆ  

3. ทำความสะอาด (Shine) หลังเลิกงานควรทำความสะอาดทุกๆ พื้นที่ให้เรียบร้อย เพื่อตรวจสอบและทำให้เราสามารถเห็นสิ่งผิดปกติหรือจุดที่เกิดความเสียหาย และสามารถรายงานเพื่อเกิดการแก้ไขได้ในทันที

4. วางมาตรฐานการทำงาน (Standardize) ให้ครอบคลุมการทำงานในทุกขั้นตอน มีการจัดทำเป็นโปสเตอร์และนำไปติดตั้งในตำแหน่งที่มองเห็นได้ง่าย ออกแบบเนื้อหาให้กระชับ สามารถทำความเข้าใจได้ง่ายนำไปสู่การปฏิบัติตามที่ถูกต้อง นอกจากนี้การจัดเทรนนิ่ง การจัดทำวิดีโอที่อธิบายวิธีการทำงาน กฎ หรือข้อควรระวังต่างๆ ยังช่วยกระตุ้นให้เกิดความตระหนักและเข้าใจในระเบียบวิธีการทำงานได้ง่ายขึ้น

 5. ส่งเสริมให้เกิดการปฏิบัติตามอย่างต่อเนื่อง (Sustain) ตรวจสอบระบบการทำงานเป็นระยะ เพิ่มติดตามการทำงานและทบทวนกฏหรือข้อบังคับอยู่เสมอ เปิดรับฟังความคิดเห็น เพื่อให้ได้ข้อคิดเห็นที่สะท้อนความเป็นจริง การส่งเสริมให้เกิดความสมัครใจและตั้งใจทำตามระเบียบ 

ประโยชน์จากการใช้หลักการลีนกับการบริหารคลังสินค้า

1. ลดเวลาการทำงานเนื่องจากขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นได้ถูกตัดออกไป

2. ลดต้นทุนแรงงานเนื่องจากไปต้องแก้งานใหม่หรือทำงานซ้ำซ้อน

3. ลดระยะเวลาและระยะทางในการเคลื่อนย้ายสินค้าไปยังจุดต่างๆ

4. ลดปริมาณสินค้าค้างสต็อก จากการสต็อกเฉพาะสินค้าที่เป็นที่ต้องการในช่วงเวลาหนึ่ง